È possibile convocare una riunione con una o più persone, tenendo conto di chi accetta la richiesta e blocca l’ora nel calendario per la riunione. Inoltre è possibile aggiungere degli allegati, specificare luogo, data e ora, potendo usare Assistente Pianificazione per concordare l’orario migliore per i partecipanti alla riunione.

Quando viene pianificata una riunione, si può impostare un argomento, scegliere i partecipanti e specificare dove e quando avverrà la riunione. Le risposte alla convocazione della riunione saranno visualizzate in Posta in arrivo.

  1. Nella schermata di Outlook nella voce Nuovo, scegliere:
  • da Posta in arrivo Nuovi elementi >Riunione.

  • da calendario fare clic su Nuova riunione.

2. Aggiungere i partecipanti nella casella a.

3. Nella casella Oggettoinserire l’oggetto della riunione

4. Nella casella Posizioneindicare il luogo della riunione.

5. In base alla durata della riunione, scegliere tra:

  • specificare un’ora di inizio e fine riunione, scegliendo i valori desiderati negli elenchi Ora inizioe Ora fine.
  • selezionare la casella Giornata intera se si vuole visualizzare la riunione per tutta la giornata intera (da mezzanotte a mezzanotte).

6. Nella finestra di messaggio della convocazione della riunione è possibile indicare tutte le altre informazioni che si vuole condividere con i destinatari.

7. Per allegare un file, nella scheda Inserisciselezionare Allega filee in seguito scegliere il file che si vuole aggiungere.

8. Per scegliere l’orario migliore per la riunione considerando le disponibilità di luoghi e di partecipanti, fare clic su Assistente Pianificazione, disponibile per gli account di Exchange. Fare clic su Pianificazionese non si possiede l’account Exchange.

9. Per aggiungere i partecipanti, scegliere tra:

  • fare clic su Aggiungi partecipanti e digitare i nomi, gli indirizzi di posta elettronica o i nomi delle risorse dei partecipanti, separati da un punto e virgola, nelle caselle Necessari,Facoltativio Risorse.
  • digitare il nome di un partecipante nella casella di ricerca, fare clic su Vai, scegliere un nome nell’elenco dei risultati e poi fare clic su necessari,facoltativio risorse.

10. Per gli account Exchange, il riquadro Ricerca sala indica gli orari migliori per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei convocati alla riunione sono disponibili a partecipare. Per selezionare un orario, fare clic su Orari suggeriti nel riquadro Ricerca sala o selezionare un orario nella griglia dei periodi disponibili.

11. Dopo aver aggiunto i partecipanti, fare clic su Appuntamentosulla barra per tornare alla convocazione della riunione.

  • Se non si vuole impostare una riunione come ricorrente, fare clic su Invia.
  • Se si vuole impostare una riunione come ricorrente, fare clic su Riunione> Ricorrenza.

  1. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza e fare clic su OK.
  2. Per inviare la convocazione, fare clic su Invia.

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